Как открыть Колл Центр и учесть все нюансы
Немаловажная составляющая успешного колл центра – его инфраструктура. Грамотно организованная работа всех подразделений обеспечит максимальную эффективность.
Основные компоненты:
1. Правильная локация. От этого фактора зависит доступность трудовых ресурсов, расходы на содержание помещений и оплату труда сотрудников,
2. Размер и организация пространства. Правильная планировка, удобное расположение всех помещений и аппаратуры будет способствовать максимальной производительности труда,
3. Подбор поставщиков оборудования, услуг связи, интернета, и прочих необходимых для работы товаров и услуг.
Выбираем локацию
От этого решения будет зависеть динамика развития вашей компании. Следует тщательно подойти к выбору страны, региона и города. Перед тем, как открыть колл центр, следует тщательно проанализировать множество факторов. Расположение должно соответствовать всем требованиям для такого предприятия. Подробнее поговорим о них далее.
Регион, в котором планируется организация Колл Центра, должен обладать такими характеристиками:
1. Уровень безработицы должен быть на среднем или высоком уровне. Это обеспечит наличие кандидатов на свободные вакансии. Вы сможете сделать выбор в пользу наиболее подходящего соискателя.
2. Достаточный уровень образованности и работоспособности. Предположительные сотрудники должны понимать принципы современной организации предприятий, уметь управлять временем и быть ответственными.
3. Наличие подобных компаний. Если в городе уже есть Колл Центры, то вы можете рассчитывать на здоровую конкуренцию и адекватное отношение соискателей.
Анализируйте возможности населения региона, уровень развития экономики, состояние отрасли. Набирайте в штат только целеустремленных и желающих развиваться людей. Прежде чем начать организацию предприятия, ответьте для себя на такие вопросы:
1. Какой уровень демографии в регионе и стране?
2. Присутствует ли достаточное количество квалифицированного персонала?
3. Обладает ли население компьютерной грамотностью на должном уровне?
4. Каково количество студентов?
5. Соответствует ли часовой пояс вашим требованиям?
6. Каковы особенности культуры и речи населения?
7. Соответствует ли этот вид деятельности всем законодательным нормам страны?
Наличие в регионе или городе большого количества высших учебных заведений обеспечит вас стабильной рабочей силой. Ведь основная масса соискателей на должность оператора колл центра – студенты дневного отделения ВУЗов. Именно поэтому продумайте график работы смен колл центра так, чтобы у сотрудников была возможность совмещать работу с учебой.
Основные оставляющие
1. Перед тем как открыть колл центр, задумайтесь: что влияет на первое впечатление соискателя о компании? Это как сотрудники, так и интерьер офиса. Поэтому ресепшен – главный компонент всего предприятия.
2. Персональное место для работы оператора.
3. Места, предназначенные для общего пользования сотрудниками.
Далее остановимся на каждом факторе отдельно.
Рабочее место оператора
Когда вы будете разграничивать пространство для сотрудников, не забывайте о правилах. В законе четко описано количество квадратных метров на одного человека. Это пространство может варьироваться в зависимости от конкретной страны. Учитывайте также и комфорт оператора, поэтому при оборудовании места мебелью и техникой обратите внимание на такие факторы:
- Количество операторов на одно рабочее место. К примеру, график работы предполагает две смены. Предусмотрите возможность хранения личных вещей. Лучше всего подойдет тумба с замком.
- Есть ли места для отдыха, где сотрудники могут пообедать и провести перерыв.
- Количество техники на рабочем месте.
- Место для бумаг, папок, канцелярии.
Оптимизация пространства – целая отрасль строительства и дизайна. В некоторых случаях будет уместно нанять профессионалов, которые грамотно подойдут к распределению пространства.
Перед тем, как отрыть колл центр подумайте и о здоровье сотрудников. Рабочее место должно минимизировать нагрузку на тело и нервную систему сотрудников:
Максимально натуральное естественное освещение. Это поможет избежать перенапряжения зрительного нерва. Работа в офисе станет намного интереснее и полезнее, если в график работы вы внесете обязательные короткие перерывы.
Регулируемая мебель. Каждый человек сможет подстроить кресло под свои потребности.
Удобные устройства. Гарнитура, клавиатура и мышь должны иметь удобный дизайн. Это поможет значительно сократить нагрузку.
Снижение уровня шума. Сократите влияние внешних раздражителей. Оператор должен полностью абстрагироваться от окружения и посвятить свое внимание клиенту.
Подготовка помещения
Перед тем, как открыть колл центр необходимо окончить все работы по подготовке помещения. Офис должен быть полностью обставлен мебелью и техникой. Основной принцип таков: заходи и работай. Может возникнуть желание начать работу до окончания ремонтных работ. Ни в коем случае ему не поддавайтесь.
Для координации между всеми видами ремонтных и монтажных работ найдите ответственного и компетентного человека. Работа менеджера проектов – сделать так, чтобы центр начал функционировать в кратчайшие сроки.
Как проверить готовность помещения к началу функционирования колл центра? Для этого проведите инспекцию предприятия по таким пунктам:
1. Наличие удобной мебели.
2. Наличие помещений, предназначенных для общего пользования. В них входят всевозможные комнаты отдыха, соловые, уборные.
3. Уют. Декор помещения также влияет на продуктивность. Старайтесь делать креативное и яркое оформление. Разместите на стенах плакаты с основными принципами работы оператора. Применяйте информационную графику.
4. Обеспечьте охрану и безопасность офиса. Установите автоматизированные системы защиты от грабителей и пожаров.
Проверку на соответствие всем нормам эксплуатации, осуществляют специальные государственные структуры. Они предоставляют разрешения, позволяющие работать предприятию. Перед тем, как открыть колл центр, обязательно дождитесь вывода всех организаций. Это может занять некоторое время.
Технические аспекты
Соединение между всеми частями системы – важная часть колл центра. От качества работы каналов связи будет зависеть скорость обработки информации. Перед тем, как открыть колл центр следует тщательно продумать, установить и проверить все каналы, служащие для соединения.
Серверная – сердце технической части центра. Это помещение предназначено для главного и дорогостоящего оборудования. Оно должно соответствовать всем нормам эксплуатации техники. Не забудьте о необходимости ее проветривания и охлаждения. Перегрев оборудования влияет на работу всей системы и способствовать возникновению неисправностей.
Выбирайте только лучших провайдеров, предоставляющих услуги связи. Обращайте внимание на его репутацию, количество пользователей, скорость передачи данных, а также на техническую поддержку.
